El proceso de capacitación y socialización a escala nacional inició hoy con el personal de planta central, en la Plataforma de Gestión Gubernamental Sur.

Quito, 26 de septiembre de 2022

Con el objetivo de mejorar el sistema de archivo y gestión documental institucional, en beneficio de los usuarios internos y externos, el Ministerio de Inclusión Económica y Social (MIES) inició el proceso de implementación de la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los archivos públicos, a través del Cuadro General de Clasificación Documental y la Tabla de Plazos de Conservación Documental.

El proceso de capacitación y socialización a escala nacional inició hoy con el personal de planta central, en la Plataforma de Gestión Gubernamental Sur, y se prevé se extienda hasta diciembre de este año.

La ejecución de este procedimiento, postergado desde 2019 y reconsiderado por la actual administración, permitirá mejorar los procesos archivísticos en la institución, normar y estandarizar la organización y clasificación documental en cada una de las fases del ciclo vital del documento, garantizar el cumplimiento de los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo y determinar los plazos de conservación de los archivos y llevar a cabo procesos de bajas documentales conforme las caducidades de la documentación.

“Se creará una cultura archivística institucional con eficiencia en el manejo documental y ahorro de recursos. Tendremos una mayor eficacia en el archivo documental y con garantía  de gobierno transparente, optimizando los procesos archivísticos”, aseguró Karla Narváez, directora de Gestión Documental y Atención Ciudadana del MIES.

Por su parte, Liliana Ortiz, directora de Archivo de la Administración Pública, indicó que: “Esto significa un compromiso técnico y territorial de mejorar los servicios con eficiencia y eficacia”.

En el mismo sentido, se expresó José Contreras, asesor MIES y delegado del ministro Esteban Bernal. “Es una modernización con transparencia en beneficio de los funcionarios y de los usuarios de los servicios de esta Cartera de Estado”, explicó.

El Cuadro General de Clasificación Documental ayuda a organizar y vincular los expedientes de acuerdo a la estructura de los procesos organizacionales; se empleará para clasificar todos los expedientes producidos en el ejercicio de las atribuciones, responsabilidades, productos o servicios y procesos institucionales. Permite organizar, ordenar, describir y vincular los documentos de archivo.

En cambio,  la Tabla de Plazos de Conservación Documental sirve para establecer en número de años el tiempo en que los expedientes deberán permanecer en cada categoría de archivo (Archivo de Gestión y Archivo Central); así mismo, se establece el destino final de los expedientes, pudiendo ser: conservación permanente o baja documental.

Ministerio de Inclusión Económica y Social

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